Çalışma izni için yabancı belgeler: diploma, pasaport, tercüme

Şirketiniz yabancı bir çalışan işe alacak ve çalışma izni başvurusunu insan kaynakları biriminiz hazırlayacak. Başvurunun bir kısmı Türk belgelerinden oluşur, bir kısmı ise çalışanın kendi ülkesinden gelir. Bu sayfa yabancı belgelerin hazırlanmasına odaklanır.

Kanun ve başvuru yolu

Yabancıların Türkiye’de çalışması 2016’da yürürlüğe giren 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu’na göre düzenlenir. Çalışma izni başvurusu Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na elektronik ortamda yapılır. Başvuruyu çalışan değil, işveren ya da işverenin yetkilendirdiği kişi yapar.

İki yol vardır. Yabancı Türkiye’de geçerli bir ikamet izniyle bulunuyorsa başvuru yurt içinden yapılabilir; bunun için ikamet izninin belirli bir süre geçerli olması ve öğrenci ikamet izni olmaması gibi şartlar aranır. Yabancı yurt dışındaysa kendi ülkesindeki Türk dış temsilciliğine başvurur, işveren de başvuruyu Bakanlık sisteminde tamamlar. Hangi yolun sizin için geçerli olduğunu Bakanlığın güncel duyurularından kontrol edin.

Yurt dışından başvuruda konsolosluk aşaması

Yabancı yurt dışındaysa, kendi ülkesindeki Türk dış temsilciliğine çalışma vizesi için başvurur. Temsilcilik kendi belge listesini uygular ve bazı belgeleri o ülkenin dilinde kabul edebilir. Bu aşamada Türkçe tercüme gerekip gerekmediğini temsilcilikten öğrenin. Türkiye’ye geldikten sonra noter, banka ve tapu işlemleri için yine Türkçe tercüme gerekebilir; belgeleri iki aşamayı birlikte düşünerek hazırlayın.

Yabancı belgeler ve hazırlık

Liste başvuru türüne ve çalışanın mesleğine göre değişir. Bakanlığın sistemindeki belge listesini başvuruya başlamadan açın.

Diploma

Diploma çoğu başvuruda çalışanın eğitim düzeyini gösterir. Belgenin aslına çalışanın ülkesinde apostil alınır, Türkiye’de Türkçeye tercüme edilir ve noter onaylanır. Tercümede derecenin adını özgün biçimiyle verir, Türkçe karşılığını ekleriz. Derecenin Türk sistemindeki denkliğine dair bir yorum yapmayız; bu değerlendirmeyi yetkili kurum yapar. Transkript istenirse ders adlarını tablo düzeninde, belgedeki sırayla çeviririz.

Sağlık, mühendislik, mimarlık, hukuk ve öğretmenlik gibi mesleklerde diploma denkliği ya da mesleki kurumun izni ayrıca istenebilir. Denklik süreci yabancı diploma denkliği sayfasında anlatılıyor. Bu süreç haftalar alabileceği için işe başlama tarihini buna göre planlayın.

Pasaport

Pasaportun bilgi sayfası Latin harfli olsa da başlıklar ve bazı alanlar yabancı dildedir. Bakanlık sistemine yüklenen pasaport kopyası çoğu zaman tercümesiz kabul edilir; noter işlemleri, banka ve tapu gibi kurumlarda ise noter onaylı pasaport tercümesi istenir. Çalışanın Türkiye’deki ilk haftasında bu işlemler gündeme gelecekse pasaport tercümesini baştan hazırlatın.

İnsan kaynakları için dosya düzeni

Birden fazla yabancı çalışanınız varsa her biri için ayrı bir dosya açarız. Dosyada çalışanın ad kartı, tercüme edilmiş belgeleri ve noter onaylı nüsha sayısı yer alır. Aynı çalışan için yıllar içinde yeni belgeler geldiğinde aynı ad yazımı kullanılır. Bu, çalışma izni uzatmasında ve sonradan yapılacak ikamet ya da vatandaşlık başvurularında tutarlılık sağlar.

Pasaportta ve diplomada adın farklı yazılması sık görülür, özellikle Kiril ya da Arap harfli ülkelerde. Bu durumda ikisini birbirine bağlayan açıklamayı tercümeye ekleriz.

İzin verildikten sonra

Çalışma izni ikamet izni yerine de geçer ve yabancıya yabancı kimlik numarası tahsis edilir. İzin süresi dolmadan yapılacak uzatma başvurusunu yine işveren yürütür. Uzatmada belgelerin bir kısmı yeniden istenebilir; ilk başvuruda hazırladığımız tercümelerden yeni noter onaylı nüsha çıkarabiliriz.

Çalışanın ailesi de Türkiye’ye gelecekse eş ve çocuklar için aile ikamet izni gerekir. Evlilik ve doğum belgelerinin hazırlanışını ikamet izni başvurusu sayfasında anlattık. Dosyayı tek seferde hazırlamak, belgeler arasında ad yazımı farkını önler.

İşveren tarafının belgeleri

Çalışma izni dosyasının bir kısmı işverene aittir: şirketin ticaret sicili bilgileri, mali belgeler ve iş sözleşmesi gibi. Bu belgeler Türkçe olduğu için tercüme gerekmez. Yabancı çalışanla yabancı dilde bir iş sözleşmesi imzalandıysa Türkçe metnin de hazırlanması gerekir. Sözleşmeyi baştan iki dilli düzenlemek sonraki tercüme ihtiyacını azaltır. Şirketin yabancı ortağı ya da yöneticisi için izin istenecekse, ortağın kendi ülkesindeki belgeleri de dosyaya girebilir.

Turkuaz Kart ve muafiyetler

Kanun, nitelikli yabancılar için Turkuaz Kart adlı ayrı bir izin türü öngörür. Bazı yabancılar da çalışma izninden muaf tutulabilir. Bu durumlarda istenen belgeler farklılaşır. Muafiyet ya da Turkuaz Kart değerlendirmesini Bakanlığın duyurularına göre yapın; biz yalnız istenen belgelerin tercümesini hazırlarız. Hangi kategoriye başvurulacağına işveren ya da danışmanı karar verir; belge listesi bu karardan sonra netleşir.

Süre ve teslim

Pasaport ve diploma tercümesi genellikle bir iki iş gününde, noter onayıyla birlikte hazırlanır. Transkript ya da deneyim yazıları gibi uzun belgelerde süre uzar. Bakanlık sistemine yükleme için imzalı PDF’i e-postayla, asıl nüshaları kargoyla göndeririz. İşe başlama tarihi yakınsa acil tercüme sayfasındaki önceliklendirmeye bakın. Tercümenin kapsamı için yabancı belgelerin yeminli tercümesi sayfasına, toplu işler için iletişim sayfasına geçin.