Kalite ve yöntem: yabancı belge tercümesinde kontrol adımları

Yabancı belge tercümesinde ret sebeplerinin çoğu dil hatası değil, biçim hatasıdır: eksik bir mühür, yanlış yazılmış bir ad, atlanmış bir şerh. Bu sayfa, bir tercümenin Hacettepe Tercüme’den çıkmadan önce geçtiği kontrol adımlarını ve bu adımların neden var olduğunu anlatır.

Neden biçim dil kadar önemli

Göç İdaresi’nde ya da nüfus müdürlüğünde dosyanızı inceleyen memur genellikle belgenin dilini bilmez. Elinde asıl belge ve Türkçe tercüme vardır. Memur ikisini yan yana koyar; sayfa sayısını, mühürleri, tarihleri ve adları karşılaştırır. Asıl belgede görünen bir mühür tercümede yoksa, memur tercümenin eksik olduğunu düşünür.

Bu yüzden kontrol adımlarımızın büyük kısmı, memurun yapacağı karşılaştırmayı önceden yapmaya yöneliktir. Dil açısından kusursuz ama bir mührü atlamış tercüme, kurumda geri dönebilir.

Kontrol adımları

Ön inceleme neden ilk adım

Tercümeye başlamadan önce belgeyi alacak kurumu ve belgenin kendisini birlikte inceleriz. Bu inceleme üç soruya cevap arar. Belge apostil ya da tasdik taşıyor mu? Belgenin tarihi kurumun kabul süresi içinde mi? Kurum Türkiye’de yapılmış noter onaylı tercümeyi kabul ediyor mu? Sorulardan birinin cevabı olumsuzsa tercümeye başlamadan size yazarız. Böylece kurumda geri dönecek bir iş için zaman kaybetmezsiniz.

Tercüman seçimi

Her belgeyi o dilde yeminli olan ve belge türünü tanıyan bir tercümana veririz. Nüfus belgelerinde deneyimli bir tercüman ile mahkeme kararlarında deneyimli bir tercüman aynı kişi olmayabilir. Seyrek dillerde tercüman sayısı sınırlıdır; bu durumda süreyi teklifte açıkça yazar, ikinci okumayı aynı dili bilen başka bir tercümanla yaparız. Böyle bir tercüman bulunamazsa bunu da size söyleriz.

Ad kartı: bir dosya, bir yazım

Bir aile ikamet dosyasında beş altı belge bulunur: evlilik belgesi, eşlerin doğum belgeleri, çocukların doğum belgeleri, pasaport tercümeleri. Aynı kişinin adı bu belgelerde farklı yazılabilir. Bir belgede “Aleksandr”, ötekinde “Alexander” görünebilir.

İşe başlamadan önce dosyadaki her kişi için bir ad kartı hazırlarız. Kartta pasaporttaki Latin harfli yazım, varsa ikamet izni belgesindeki yazım ve belgelerdeki özgün yazım yer alır. Tercümede esas yazım hep aynıdır; özgün yazım gerektiğinde parantez içinde verilir. Daha önce başka belgelerinizi tercüme ettiysek eski ad kartını kullanırız.

Terim listesi

Yabancı kurum adları, derece adları ve nüfus kaydı terimleri her ülkede farklıdır. Bir ülkedeki nüfus dairesinin adını bir belgede bir şekilde, ötekinde başka şekilde çevirmek memurun kafasını karıştırır. Sık çalıştığımız ülkeler için kurum ve belge adlarının Türkçe karşılıklarını bir terim listesinde tutarız. Böylece bir ülkenin nüfus kaydı birimi, o ülkeden gelen her belgede aynı Türkçe adla anılır.

Türk hukukunda birebir karşılığı olmayan kavramlarda kısa bir açıklama yazar, özgün terimi parantez içinde bırakırız. Böylece memur hem anlamı hem de asıl belgedeki kelimeyi görür.

Biçimin korunması

Tercüme, asıl belgenin düzenini izler. Tablolu bir transkript tablolu çevrilir; satır sırası değişmez. Mühürler, imzalar ve kenar notları belgedeki yerlerine göre gösterilir. Çok sayfalı belgelerde sayfa geçişleri belirtilir; memur tercümenin hangi kısmının hangi sayfaya karşılık geldiğini kolayca bulur.

Kabartma damgalar taramada görünmeyebilir. Asıl belgede kabartma bir damga varsa bize söyleyin; tercümede “[Kabartma damga]” notunu düşeriz. Renkli mühürlerin rengi tercümede belirtilmez, yazısı aktarılır.

Rakamlar ve tarihler

Tek bir rakam hatası, bir doğum tarihini başka bir kişiye ait gösterebilir. Bu yüzden ikinci okumada rakamları ayrı bir tur olarak denetleriz: doğum tarihleri, belge numaraları, pasaport numaraları, notlar ve tarihler. Farklı takvimlerle yazılmış tarihlerde dönüşümü iki kez kontrol ederiz.

Gizlilik

Nüfus belgeleri, sicil kayıtları ve mahkeme kararları kişisel veri içerir. Belgeleriniz ücretsiz çevrim içi çeviri araçlarına ya da kamuya açık yapay zekâ servislerine yüklenmez. Dosyaya yalnız işi yapan tercümanlar ve proje sorumlusu erişir. Saklama ve silme kuralları gizlilik politikamızda anlatılır. Belgeleri e-postayla göndermek istemiyorsanız şifreli bir paylaşım bağlantısı da kullanabilirsiniz. Teslimden sonra artık gerekmeyen çalışma kopyalarını sileriz.

Bir hata çıkarsa

Kurum tercümede bir eksik ya da hata bulursa bize hemen yazın. Hata bizden kaynaklanıyorsa tercümeyi düzeltir, noter onayını yeniden alır ve yeni nüshayı en kısa sürede göndeririz. Hata asıl belgedeyse düzeltmenin belgeyi düzenleyen makamda yapılması gerektiğini açıklarız.

Geri bildirimden öğrenmek

Kurumlardan dönen her düzeltme talebini kayda alırız. Bir il göç idaresinin ya da bir evlendirme memurluğunun belirli bir biçim istediğini öğrendiğimizde, o kuruma giden sonraki tercümelerde bu biçimi baştan uygularız. Terim listemiz ve kontrol listemiz bu geri bildirimlerle güncellenir.

Noterin tercümede neyi onayladığını noter onaylı tercüme sayfasında, tercümenin kapsamını yabancı belgelerin yeminli tercümesi sayfasında, siparişten teslime işleyişi süreç ve teklif sayfasında bulabilirsiniz. Sık sorulan sorular için soru ve cevaplar sayfasına, özel bir isteğiniz varsa iletişim sayfasına geçin.