Yabancı belgede apostil ve tasdik: Türkiye’ye gelmeden önce

Türk kurumu yabancı belgenizi “apostilli” ya da “tasdikli” istiyorsa, bu işlem belge Türkiye’ye gelmeden yapılmalıdır. Bu sayfa, işlemin hangi ülkede ve hangi makamda yapıldığını, Türkiye’de neyin yapılamayacağını anlatır. Apostilin genel tanımı için kısa bir not yeter: Apostil, belgedeki imzanın ve mührün gerçekliğini belgeyi düzenleyen ülke adına doğrulayan şerhtir.

Apostil neden kendi ülkesinde alınır

Apostil, bir ülkenin kendi kamu görevlisinin imzasını doğrulamasıdır. Alman bir nüfus memurunun imzasını yalnız Alman makamları doğrulayabilir. Türkiye’deki valilikler ve kaymakamlıklar Türk belgelerine ve Türk noterlik işlemlerine apostil koyar; yabancı bir belgeye koyamaz.

Türkiye 1985’ten beri 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraftır. Sözleşmeye taraf bir ülkeden gelen belge, o ülkenin apostiliyle Türk kurumunca tanınır; ayrıca konsolosluk tasdiki istenmez.

Ülkesine göre yol

Hangi ülkelerin sözleşmeye taraf olduğu Lahey Konferansı’nın sitesindeki listede görülür. Listeye yeni katılan ülkelerde sözleşme belirli bir tarihten sonra yürürlüğe girer; belgenizin tarihini buna göre kontrol edin.

Zincirleme tasdikte belge çoğu zaman önce düzenleyen bakanlık ya da birimce, sonra o ülkenin dışişleri bakanlığınca, en son o ülkedeki Türk dış temsilciliğince onaylanır. Her halkanın kendi süresi vardır. Türk dış temsilciliğinde onay için randevu gerekebilir; temsilciliğin sitesinde yazan listeye bakın.

Apostilde ne yazar, Türk memuru neye bakar

Apostil şerhi uluslararası olarak aynı on başlığı taşır: ülke, belgeyi imzalayan kişi, imzalayanın sıfatı, belgedeki mühür, apostilin düzenlendiği yer ve tarih, apostili veren makam, numara, makamın mührü ve imzası. Türk memuru şerhin asıl belgeye bağlı olup olmadığına, imzalayanın adının belgedekiyle uyuşup uyuşmadığına ve tercümede şerhin eksiksiz yer alıp almadığına bakar.

Apostil ayrı bir kâğıda basılıp belgeye iliştirilmişse bu bağlantı bozulmamalıdır. Zımbası sökülmüş, sayfası ayrılmış bir apostil Türk kurumunda şüpheyle karşılanır. Belgeyi taratmak için de zımbayı sökmeyin.

Elektronik apostil

Bazı ülkeler apostili elektronik olarak düzenler. Bu durumda belge ve apostil tek bir imzalı dosya hâlinde gelir. Türk kurumlarının elektronik apostile yaklaşımı farklı olabilir: bazıları dosyanın çıktısını ve doğrulama bağlantısını yeterli bulur, bazıları kâğıt belge ister. Başvuracağınız kuruma önceden sorun. Tercümeyi dosyanın çıktısı üzerinden, doğrulama kodunu da aktararak yaparız.

Apostil makamı ülkeden ülkeye değişir

Her ülke kendi apostil makamını belirler. Bazı ülkelerde tek bir merkez vardır, bazılarında belgenin türüne göre farklı birimler yetkilidir. Birkaç örnek:

• Amerika Birleşik Devletleri: eyalet belgeleri için o eyaletin Secretary of State ofisi, federal belgeler için Dışişleri Bakanlığı.
• Birleşik Krallık: Dışişleri Bakanlığına bağlı Legalisation Office.
• Almanya: belgenin türüne ve eyalete göre farklı makamlar; nüfus belgelerinde çoğu zaman eyalet idaresi.

Bu bilgiler genel çerçevedir. Belgenizi düzenleyen birimin ya da o ülkenin dışişleri bakanlığının güncel duyurusuna bakın.

Türkiye’de neyin yapılmasına gerek yoktur

Yabancı belge apostilini aldıktan sonra Türkiye’de tercüme edilir ve tercüme noterce onaylanır. Bu tercüme Türkiye’de kullanılacağı için noter onayına ayrıca apostil alınmaz. Apostil, Türk belgesi yurt dışına giderken gündeme gelir; o yönü Türk belgelerinin yabancının ülkesi için tercümesi sayfasında anlattık.

Tercüme apostil şerhini de kapsar. Şerhin tarihi, numarası ve düzenleyen makamı Türkçeye aktarılır. Bu yüzden tercümeyi apostilden önce yaptırmak, tercümenin yenilenmesine yol açar. Tercümenin kapsamı için yabancı belgelerin yeminli tercümesi sayfasına bakın.

Göç İdaresi’ne, nüfus müdürlüğüne ya da evlendirme memurluğuna verilecek tercümeler için Türkiye’de ayrıca valilik onayı aranmaz. Valilik ya da kaymakamlık apostili yalnız Türk belgesi ya da Türk noter işlemi yurt dışına gidecekse istenir.

Apostil ve tercüme aynı ülkede yapılırsa

Bazı yabancılar belgeyi kendi ülkesinde hem apostilletir hem de orada Türkçeye çevirtir. Bu tercüme Türkiye’de her zaman doğrudan kullanılamaz. Tercüme o ülkenin yeminli tercümanınca yapılmış ve tercümenin kendisi de apostillenmişse bazı Türk kurumları kabul eder. Çoğu kurum ise Türkiye’de yapılmış ve Türk noterince onaylanmış tercümeyi tercih eder. Çift masrafa girmemek için kurumun uygulamasını önceden öğrenin.

Belge Türkiye’deyse ne yapılır

Apostilsiz bir belgeyle Türkiye’ye gelmiş olabilirsiniz. Bu durumda üç yol vardır:

• Belgeyi o ülkedeki bir yakınınıza gönderip apostil başvurusunu onun yapması.
• Posta ile başvuru kabul eden ülkelerde apostil makamına doğrudan yazmak.
• Belgeyi yeniden, apostilli olarak düzenlenmesi için o ülkenin nüfus birimine sipariş etmek.

Bazı ülkelerde apostil başvurusunu belge sahibinden başkası da yapabilir; bazıları vekâlet ya da belge sahibinin yazılı onayını ister. Türk eşin yabancı eşi adına başvurabilmesi bu kurala bağlıdır.

Bazı ülkelerin Türkiye’deki konsoloslukları belge düzenleme hizmeti verir, ama apostil yetkisi genellikle ülkedeki makamdadır. Konsolosluğun bu konuda ne yaptığını önceden sorun.

Apostil gerektiren belgelerin en sık görüldüğü işlemler yabancı ile evlenme ve yabancı adli sicil kaydı sayfalarında ayrıca ele alındı. Takviminizi planlamak için süreç ve teklif sayfasındaki aracı kullanabilirsiniz.